英語での注文書のテンプレート

2013年3月18日更新

注文書は略してPO、もしくはP/Oといった呼ばれ方をします。英語でも注文書に備えていなければならない内容・要件は日本語と大きくは変わりませんが、貿易条件や通貨、支払い方法、原産地などについての取り決めについて事前に決めている場合はそれらについても記載します。

また、原則としては注文書とともに売買契約も取り交わすのが望ましく、今後、定期的に発注する可能性があるならば売買基本契約書を取り交わしておき、納期や取り決めたことが不履行になった場合の処理方法について合意しておくことが大切です。

ただ金額があまり大きくなかったり、次の注文が確実でない場合など、1回ごとに注文書に売買契約書をつけて発注するという方法もあります。

怖いのは債務不履行であり、約束した品物と違う、数量が違う、そもそも品物を送ってこないといったトラブルです。先払いなどの条件は買う側としては極力避けたい支払条件ですが、やむをえない場合はこうしたリスクを減らすための策を事前に講じておくことが大切です。

納期が重要なファクターなのであれば、納期が1日遅れるごとに売買金額の何%をペナルティーとしてもらい受けるといった条項を設ける売買契約もあります。

もっとも中小企業同士の取引や、自営業者同士の取引の場合、契約を取り交わす余裕がない場合もあります。売買契約についてはA4用紙1枚の簡便なフォーマットを一度吟味して作っておけば、様々な取引で応用がききますので、こうしたものを作っておくのもよいでしょう。

英語の注文書の項目説明

タイトル

注文書であることが一目で分かるようなタイトルがよいでしょう。

日付

発行日についてはこうした公式書類の場合、後でトラブルになった場合も含め、重要な意味を持つことがあります。きちんと記入しましょう。

PO番号

注文書の番号は、あとでどの注文書についてのものか識別するために重要です。メールでPO番号〜の件ですが、といった形で参照できるよう、固有の番号をつけておくのが良いでしょう。

宛先(と住所)

宛先と送り先を分離するケースもありますが、この場合は、同じものとして書いています。Attnはその会社の誰宛なのかを示しています。

自社名(と住所)

POを発行している会社が一目で分かるよう、レターヘッドのトップにつけることが多いです。

貿易条件

これは国内の注文書ではほとんど見ない部分で、あらかじめもらっている見積もりがFOB条件になっているのであれば、ここもそれにあわせてFOBにしておきます。特にあとで取り決めたのであれば、その取り決めに従った貿易条件をつけます。下記の例では、EXW(エックスワークス)となっていますので、工場渡しの条件となります(国内の港までの輸送費、その港から自分の国の港、通関費用、関税、諸税、そこから自社までの輸送費、保険をすべて買い手側が負担する)。

通貨の単位

誤解が起きないように実際の金額に明記しても良いでしょう。なお、Dollarだけだと、どこの国のドルかわかりませんので、米ドルならUSDと書きます。

保険の負担先

だれが保険を負担するのかを明記します。貿易条件のインコタームズを見ればおのずと決まってくるのですが、なかには自己流の理論で押し通してくる人もいますので、くどいようですがここにも書いておきます。

支払い条件

具体的に振込先を明記したり、取引先の銀行名を書くこともあります。

納期・納入日

発注時点で不明な場合はTo be determinedやWill be confirmedと書いておくこともできますが、買い手としては一体いつが希望なのか注文書には書いておくべきです。現実的な日取りでない可能性がある場合は、売り先と事前にメールで情報交換しておきましょう。

数量

数量は単位もつけて書くのがベターです。キロなのか、グラムなのか、個数なのかといった点です。

製品名や品番

見積もりをもらっているならそれにあわせておくとよいでしょう。

h3>サイン(署名)

貿易上は日本の印鑑に相当するものがサインになりますので、忘れずに記載しておきましょう。また下記の注文書のテンプレート例では、売主側が承認のサインをする欄も左側に作ってあります。この条件で注文を受けた、という証となりますので、必要ならば相手からサイン済みのものをもらいましょう。

実際のPOを発行するごとにそれに対応した売買契約を添付する場合は、その契約への承認、承諾を意味する大切なものとなります。

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