英語で書く見積書のテンプレート

2012年7月14日更新

英語でも日本語でも基本的に見積書に備えていなければならない要件は似ています。

英語の場合、正式な見積書を書面で提示することもあれば、メールで簡易的に価格を提示することもあります。いずれも「見積書」には違いありません。

紙ベースや添付ファイルで出す場合、英語の見積書で一般的に必要な項目は以下の通りです。

英語の見積書の項目説明

タイトル

一般に、Quotationと書きますが、何の見積書なのかタイトルに明記する人もいます。

日付

表記方法は英国式と米国式があります。月は数字で表記しないようにすればどちらの方式でも誤解が減るかも知れません。

見積書番号

書類の通し番号で、互いにどの書類についての話なのか後からでもわかるように何かしらつけたほうがよいでしょう。

宛先(と住所)

宛先と送り先を分離するケースもあります。

自社名(と住所)

ロゴなどが書いてある書式を使うところも多いです。

貿易条件

備考としてREMARKに入れる方もいれば、TRADE TERM(TRADE CONDITION)と明記する方もいます。いずれにせよ、英文での見積書で必須の項目で、国内向けの見積りと決定的に違う点です。FOBも、どの港を使うか明確になってない場合は、ざっくりとFOB JAPANでも問題ありません。

通貨の単位

これも備考に入れる場合もあれば、見積書の金額欄にJPY(日本円)やUSD(米ドル)などの単位をつけて、こちらには記載しないこともあります。ドルも、ニュージーランドドルなのか、米国のドルなのかわからないため、どの国の通貨に基づいた価格なのか明瞭にする必要があります。

輸送と保険の条件

これは上記の貿易条件とも連動しますが、輸送費を製品の中に組み込まなくてはいけない条件の場合、エアーなのか船なのかで金額は大きく異なります。また保険の費用もどこまで入っているのかわかるようにしておくとよいでしょう。

支払い条件

見積書を出す、ということは取引をしますよという意思表示でもあります。これを出す前段階で輸出貿易管理令におけるキャッチオール規制やリスト規制のチェックをしておくことはもちろん、相手の会社の与信調査なども可能な限りやっておく必要があります。この部分には、与信調査や回収能力に応じて、L/CやT/Tなどの条件を明記します。

納期・納入日

Deliveryの部分ですが、見積り時点で不明な場合は、To be determinedやWill be confirmedと書いておくことも可です。

最小販売単位

最小の販売単位がある場合は、明記しておくとあとで誤解を招かずにすみます。

製品名

複数ある場合は、相手にわかるよう型番なども明記するとよいかと思います。

数量、単位、単価、金額

細かく明記しない場合もありますが、誤解を避けるためにもきっちり書いておくのが無難です。

原産地表記

これはProforma Invoiceになると必要になります。Quotationにはなくてもかまわないですが、Japan Originなどの文言を製品名の下に書いてもかまいません。

サイン(署名)

国際間の取引では、印鑑というよりも「サイン」がそのかわりとなります。原則として自筆で書くことが求められます。自筆部分の下には、下記の例のように誰でも読めるよう、タイプしたものも必要です。

多くの項目で、見積書を出す段階で不明な部分にはTo be determined(未定)と書いておくことも可です。

なお、Quotationを出した後も、Proforma InvoiceやInvoiceが必要になりますので、Proforma Invoiceをもって見積書にかえるケースもあります。

他社に出す見積書やPDFなどに変換して添付するとよいでしょう。

英文メール見積書テンプレート

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