英語でのFAX送付状、カバーレターのテンプレート

2014年4月14日更新

FAXを送信する際には、国内でも海外でも送付状を1枚目につけ、何枚の用紙を誰から誰に送っているのか明示するのは共通しています。FAX送付状はカバーレターやカバーシートとも呼ばれます。英語ではCover sheetの呼び名が一般的です。

英語でも日本語におけるFAX送付状と記載すべき内容には大きな違いはありませんが、印字が濃くしっかりしたフォントを用いることと、用紙の上下左右の余白についても十分にとっておく必要があります。

一般的な書き方と内容については下記の通りです。

英語でのFAX送付状、カバーシートの書き方|何を盛り込む必要があるか

FAXやFax cover sheetなどFAX送付状であることを示すタイトル

FAX送付状の冒頭の部分につけます。 ほとんどの会社はFAXとタイトルに記載し、カバーシートであることが一目見てわかるようにしています。相手がどのような環境でFAXを受け取ることになるのかわかりませんので、他の書類と混在していてもわかるよう、最も目立つように記載します。

宛先(部署名、FAX番号、電話番号等も明記)

相手のフルネーム、敬称、社名・部署名、FAX番号、電話番号を明記します。これも送ったFAXがどこに行ってしまったのかわからなくなるケースや、誤送などのことも考えて記載します。会社によっては部署名(section)まで細かく記載しないと届かないことがあります。

発信者(FAX番号、電話番号等も明記)

発信者の名前やFAX番号、会社名、部署名などを記載します。社名については、カバーシートの最上部にレターヘッドをつけるというパターンもよく見られます。

発信した総ページ数

FAXの場合、メールと違い、途中で何枚か抜けてしまうことや複数ページ存在する場合、他のFAXと混ざってしまうこともよくありますので、多数のページにまたがるような場合、各ページにも誰が発信したどの分のFAXなのかわかるよう、上部や下部に何らかの記載が欲しいところです。

総ページ数については送ったものがすべて届いているかどうかを確認する最も簡単な指標となりますので、必ず明記するようにしましょう。

急ぎや緊急の場合、URGENT等の文言を付記

緊急事項の場合、基本的には電話ベースでのやり取りになるかと思いますが、時差の関係や書類を交えてのやり取りが必要な場合で、メールも使えないようなケースではFAXでやり取りするのも一つの方法です。この場合、急ぎであることや緊急事項であることがわかるよう、冒頭のタイトル部分にURGENTの文言を入れるのもよいかと思います。

件名

英語のFAX送付状やカバーシートで、「Re:」と書かれている部分がありますが、これは「Regarding:」の略称です。「〜の件」「〜について」といった意味合いで、場合によっては「Subject」を使う人もいますが、英語のFAX送付状ではほとんどがこの「Re:」となります。Please replyやurgentなどのチェックボックスを作り、そこに必要に応じてチェックを入れて送信するというパターンもあります。

発信日

Dateの欄を設け、発信日についても明記しておきます。

FAX送付状の本文

messageやcomments等で括られる部分で、いわゆる連絡欄ですが、FAX送付状によってはないものもあります。

何をして欲しいのか、何の書類をどういう理由で送るのか明記すれば十分です。返信が必要な場合、ここにその旨記載することもできます。

短い一文で下記のような文章を添えるのも一例です。

Please find the MSDS for lubricant oil as you've requested.
ご用命の通り、潤滑油のMSDSをお送りいたします。
Kindly review this draft and get back to us.
草案をご覧頂き、御連絡頂きたく。
Please find the quotation for model A-110.
モデルA-110のお見積書をご査収ください。

英語でのFAX送付状のサンプル

以下は最新のMSDSをFAXで送った場合の、カバーシートの例です。

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