英文メールの件名

2012年5月1日更新
英文メールの件名

件名は英語ではsubjectとなりますが、日々大量に英文メールをやり取りされている方は、件名がどれだけ重要なものかお分かりかと思います。固有の注文書に関わるメールであれば、注文書番号(PO Number)を件名に入れる、先方への返信メールの際には件名を勝手に変更しないなどの配慮が必要です。メールが受信箱の中で迷子になるのはよくあることで、件名から内容が類推でき、検索もしやすく、重複しないものがよいでしょう。

また一つのメールに多数の案件について書く方もいますが、一つの件名につき、一つの内容になりますので同じ相手に送るのであっても、件名が変わるならばメールそのものを分割したほうがよいと思います。

件名は相手にわかりやすく短いものがよいので、何についてのメールなのか単語を並べるだけでもよいと思います。日本語でも、「ご連絡」とだけ書いてあるメールだとあとで探すのに苦労すると思います。また相手が大量のメールを受け取っている可能性も考慮すると、なるべく具体的な内容がわかるものが望ましいでしょう。注文やインボイスなどにかかわるものであれば、あとで相手が探しやすいように、番号も件名に入れてしまうとよいでしょう

以下に一例をあげていきます。英語の場合、アルファベットをすべて大文字にすると、強調もしくは怒鳴っている、大声で何かを言っているといった印象を与えることがあります。強調したくない場合は、使用に注意したほうが無難です。

Due date delay PO#20120505 注文番号20120505の納期遅延に関するメールの場合
Dispatched notice PO#20120505 注文番号20120505の出荷連絡
Payment confirmation for invoice no. インボイス番号〜の支払い確認
Purchase order No.20120505 注文書(No.20120505)
Quotation for 〜 〜の見積書
Notification regarding〜 〜についての注意事項や連絡事項といった使い方が出来ますが、文字数が長いので、note:〜でもよいでしょう。
Reminder:〜(以前の件名) 相手が忘れていないかどうか再度確認するようなメールや同じメールを日にちを置いて送るときに便利な件名です。
Drawing no.〜: 図面番号〜
Specification change for 仕様変更
IMPORTANT: 〜 重要:
EMERGENCY: 〜 緊急事態:〜
Submission for〜 〜の提出

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