英語で書く電話メモのテンプレート

2014年1月12日更新
英語で書く電話メモのテンプレート

英語を話す同僚や上司に対しては、当然電話メモも英語にする必要があります。

一昔前は海外駐在員、外資系企業やごく限られた会社にしか関係がありませんでしたが、昨今は社内公用語を英語にしたり、上司や同僚との会話が英語になるというようなことも珍しくなくなってきました。

電話メモに限った話ではありませんが、メモには「TO:(誰に宛てたものか)」、「FROM:(メモを書いた人は誰か)」、「DATE:(日時はいつか)」、「SUBJECT:(用件は何か)」といった内容は必須となります。

そのほか、会社のビジネスや業態に応じて項目を適宜足していくとよいでしょう。社内にこうしたテンプレートがないようなケースでは、新たに海外に事務所を構えたような場合、こうしたことに慣れた現地の事務スタッフがいないと、社内書類の雛形やテンプレートは、一通り自分で作成する必要があります。

なお、聞き取っておかねばならない情報は会社によっても微妙に異なりますので、それについてもスタッフに周知しておく必要があります。

また電話メモは机に置いても本人が見なかったり、飛ばされたりすることもありますので、電子メールや社内のグループウェアなどを使って配信するのもよいかもしれません。

PHONE MEMO

DATE and TIME:
January 10th, 2014
10:00 a.m.(JST)

TO: Mr. Michael Wan
PHONE CALL FROM: Mr. Tanaka Ichiro
COMPANY: ABC Corporation
PHONE: 0000-000-0000
FAX:
E-MAIL:

MESSAGE:
He urgently would like to discuss the next conference schedule.
Need for a call back.

Phone received by: Joe Saito

電話メモ
日時:2014年1月10日、午前10時(日本標準時)

宛名:Mr. Michael Wan
電話された方:Mr. Tanaka Ichiro
社名:ABCコーポレーション
電話番号:0000-000-0000
FAX:
E-MAIL:

メッセージ(ご伝言内容):次回の会議スケジュールについて至急お話されたいそうです。

電話受:Joe Saito

Messageの部分には、頻繁に使うパターンについてはチェックボックスを作ってメモに印刷しておくと、記入も楽になります。

Need for a call back
折り返し電話を頂きたいそうです。
No need for a call cack
折り返し電話は不要だそうです。
Will call again
またお電話されるそうです。
Will call again around 17:00 today
本日の17時頃またお電話されるそうです。
Had left a message
ご伝言があります。

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