英語で出す会議案内の文例

2014年7月17日更新
英語で出す会議案内

海外拠点を持つ会社が増加し、日本の会社といえども社内向け、あるいは社外向けに英文で会議連絡や会議の通知、あるいは開催日時や場所の調整などを行うことも珍しくなくなってきました。

会議案内の連絡は、口頭で調整したとしても関係者全員にもれなくメールで発信しておくことが望ましいでしょう。日々、さまざまな業務で忙殺されているメンバーのことですから、聞いたことを忘れてしまっていたり、あとで言った言わないといったトラブルを防ぐためにも形に残るメールで行えば、当人のスケジュール調整もしやすいかと思います。

会議通知や会議召集の内容としては、以下のものは必須といえます。

  • 会議の開催日時・場所
  • 会議に出席してほしいメンバー
  • 議題
  • 件名に何の会議の招集か人目でわかるような文言

状況によっては事前に準備しておいてほしいことがあれば、それについて書き添えたり、資料を事前に読み込んできてほしいのであれば、添付ファイルにして送っておくとよいでしょう。

また、メンバーが異なる時差に散らばっているような場合、必ず、どこの「時間帯」なのかも明記しておきたいところです。たとえば、日本時間であれば「JST(Japan Standard Time)となります。

あるいは、UTC(協定世界時)を基準に、そこからプラスマイナスでどれくらいかを示すという表記方法もあります。メールやサーバー等の時間表記では一般的かもしれません。

時刻の表示方法は、たとえば以下のようなものがあります。

  • 15:00-16:00 (JST)
  • 15:00-16:00 (JST, UTC+9)
  • 15:00-16:00 [+0900 (JST)]

会議通知、会議召集の英文メールの例文

Dear purchasing members:

I would like to set up a meeting by below schedule. Attendance is mandatory for all purchasing department staffs. If you have specific reason that you cannot come, please contact me by next Wednesday.

Date and time:
March 10th 15:00-16:00(JST)
Meeting room: A103

Agendas:
1. About budget cut
2. Sales figures report from each department
3. New personnel planning and enployment
4. New assignment

購買部各位

下記のとおり会議を実施致したく。この会議には部員全員出席のこと。事情により参加できない場合、次の水曜日までに小職へ連絡願います。

実施日時:
3月10日 15:00-16:00(日本標準時)
場所:会議室A103

議題:
1.予算削減の件
2.各部門からの売上報告について
3.新人事と雇用計画について
4.新たな課題について

Dear Managers:

The emergency meeting will be held on Jan 20th in the meeting room 401 at 9:00 (JST).

Please see attached file for agendas. If you cannot participate, please have someone come on board who can represent your department.

For those who need to participate by telephone conference, please connect to below number by 8:45 (JST).
Telephone conference number: +81-0-0000-00000
Pass code: 1234

管理職各位

1月20日、日本時間の9時から緊急会議を実施します。場所は会議室401となります。

議題については添付ファイルをご確認ください。もし参加できない場合、貴部から代表して誰か参加するようにしてください。

電話会議での参加となる方は、日本時間の8:45までに下記の番号へおつなぎください。
電話会議用番号:+81-0-0000-00000
暗証番号:1234

The agenda for next periodical quality meeting is below.

If you have any other issues that you would like to add, please contact me by this Thursday.

次回の定例品質会議の議題は下記のとおりです。

議題に追加の必要がございましたら、今週の木曜日まで私宛にご連絡ください。

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