英語で組織変更のお知らせを書く
組織変更の案内を英文で出す場合も、日本語で作成する組織変更のお知らせと記載事項はほとんど変わりません。
基本的には以下の2点が必須となります。
- 旧組織名と新組織名の対応関係がわかるもの（統廃合の関係がわかる）
- いつから変更になるのか
また、上記に加えて、組織変更のお知らせにはたいてい組織変更の理由についても記載があります。ほとんどのケースでは組織強化や効率化、顧客対応力向上など当たりさわりのないポジティブな理由が記載されており、詳細については説明する必要はありませんが、大掛かりな組織の統廃合などを行う場合には顧客の不安を払拭する為にもきちんと明記した方がよいでしょう。縮小や吸収、リストラなどといった場合でも、「戦略的統合」など、それらしい前向きな表現に変えたほうが無難です。
必要であれば、変更となる組織の住所や担当者等を併記してもよいでしょう。請求書のやり取りや各種書類のやり取りで宛先・住所について変更が必要なのであれば、実務レベルでやり取りすることになりますが、組織が変更になり住所も変わるような場合は、新旧の住所も記載の必要があります。
多くの場合、海外顧客については組織名称変更等は担当者ベースでのやり取りになるため、あらかじめメールやFAX等で連絡し、懸念事項等あれば直接担当の間でのコレポンとなり、こうした公式の組織変更の通知やお知らせを送らないこともありますが、提出する場合には、英文レターのフォームやFAX、メール等でビジネス文書（社外文書）の形で送るのが望ましいです。
社内向けの連絡であれば、社交上入れている表現を変えたり、社内用の連絡事項を追記すればそのまま社内用としても転用できます。例えば、We would like to inform〜の部分を、This is to inform〜等に変える、社内方針などについての文言を沿える、対外的な説明をどのようにするか、担当が誰か明記する、等です。
Company name Address, JAPAN zip code Phone: 000-000-0000 Fax: 000-000-0000
April 20, 2014
ABC Company
Address
To whom it may concern:
We would like to inform our organization change from next month. To cope with change in business environment, we have decided to reorganize the structure in order to strengthen and improve the efficiency of our organization.
We thank you for your patience and understanding in this change and look forward to your continued patronage. If you have any concerns about this organization change, please let us know.
Organizational changes implemented next month
1. Overseas sales department will be consolidated to Global marketing department
- New organization: Global marketing department
- Old organization: Overseas sales department #1
- Old organization: Overseas sales department #2
2. Global planning section will be strategically integrated to existing Cooperate planning department.
- New organization: Cooperate planning department
- Old organization: Global planning section
Best regards,
General Manager
Department name
関係者各位殿
来月からの弊社組織変更につきまして御連絡申し上げます。環境の変化に対応する為、弊社組織の強化並びに効率性向上のため、組織を変更することとなりました。
今般の変更によりご迷惑をお掛け致しますが、今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。ご不明な点等ございましたら御連絡頂きたくお願い申し上げます。
来月からの組織変更
１．Overseas sales departmentがGlobal marketing departmentに統合されます。
- 新組織：グローバル営業部
- 旧組織：海外営業１部
- 旧組織：海外営業２部
２．Global planning sectionがCooperate planning departmentに戦略的に統合されます。
- 新組織：経営企画部
- 旧組織：海外企画課
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