英文メールの署名の仕方

2015年5月3日更新
英文メールの署名

英文メールの最後には、結びに続けて自分の名前をつけます。署名機能、あるいはシグネチャ(signature)とも呼ばれます。あらかじめ、メーラーの署名機能を使って凝ったものを作っている人もいます。必要最小限のパターンとしては、例えば以下のものです。

Best regards,
Ichiro Sato

これに続けて、会社名、住所、電話番号、内線番号、メールアドレス、ホームページアドレスなどを付け加えることも多いですね。

ABC corporation
234-567 Chiyoda district, Tokyo Japan
Quality assurance department
Phone: (EX:)
Cell phone:
FAX:
URL:

また人によっては、自分の座右の銘がメールの末尾に入っていたり、あるいは新製品の案内であったり、今度の展示会の出展案内が入っていることもあります。会社として、あるいは個人としてアピールしたいことを付け加えていたり、少し笑いをとるような文言が入っていたり、と国や人により様々なものがあります。

この部分は、どこの誰からのメールなのか、相手に信頼してもらうための部分であり、はじめてメールする相手はもちろん、日々やり取りする方であってもしっかり書いておくことをおすすめします。

またこれはメールの閲覧環境にかかる話ですが、人によっては署名の部分に画像でロゴなどを入れている場合があります。これは相手のPC環境によっては見ることが出来ないことがある点に留意する必要があります。

いったん設定した署名機能はメール返信時やメール新規作成時に自動的に表示されるため、メールを送る前にチェックするための文言(内容・件名はOKか、添付ファイルは間違っていないか等)を加えている人もいます。送る前にチェックした後は、その部分だけ消して送信ボタンを押す、という形です。

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