英語で納期調整、遅延を連絡する

2012年8月21日更新
英語で納期調整、遅延を連絡

様々な理由で、約束した納期を守れなくなることがあります。できるなら、納期遵守率は高く、100%でありたいものですが、自社の努力だけではどうしようもないこともあります。そんなとき、状況が判明したら、まずは先方に納期が遅れる旨連絡する必要があります。

This is to inform you that due date for PO No.8000 will be delayed. This originally assigned to ship out on July 1 but we have to move this date to July 7.

The reason for this delay is that we have found defects to the parts which supplied by one of our supplier this morning. We urgently request them to change to conforming items but this will take a week. We are terribly sorry for your inconvenience.

We will keep inform you the updated status for actual delivery date.

注文書番号8000の納期が遅れる見込みとなりました。当初7月1日出荷予定が7月7日予定になります。

遅延の原因は、今朝着荷した仕入先からの部品に不具合品があり、早急に代替品を要求していますが、これに1週間ほどかかってしまいます。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

実際の納入日についての情報は、状況がクリアになり次第、逐一ご報告させていただきます。

他に以下のような理由や回答方法もあります。

There has been an accident in one of our supplier's factory and we are facing scarcity of materials for product ABC.
当社の仕入れ先の工場のひとつで事故があり、製品ABCのための原料不足に直面しております。
I am sorry to say that due date for PO.55555 will be delayed.
大変申し訳ございませんが、注文番号55555の納期遅延の見込みとなっています。
We are sorry to inform you that we have to move due date for PO No.5000 from July 1 to July 7th.
注文番号5000の納期につきまして、7月1日から7月7日へ変更させていただきく、何卒お願い申し上げます。

なお、英語で納期確認の記事にも書きましたが、納期に絡んだコレポンの場合、それが「着荷日」なのか、「出荷日」なのかは明確にしたほうがよいでしょう。

上記の例文では、納期遅延が不可避のものとして、通知するという点に力点をおいていますが、納期調整の場合は、まず相手方にこの日付でいいか打診する方法と、相手から本当のデッドラインのいつかなのか聞きだしてから社内調整する方法とがあります。

Is it possible to change the due date for PO#00922? I have confirmed to the manufacturing dept and they seem to have problems in meeting this due date because of their machinery trouble. If possible, I'd like to know how much time we can have.

注文番号00922の納期を変更させていただくことは可能でしょうか。製造部に確認しましたところ、機械トラブルで本来の納期を達成するのが困難になっています。可能であれば、どのくらいの猶予がいただけるか教えていただけないでしょうか。

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