英語で書く招待状のテンプレート

2013年10月2日更新
英語で書く招待状のテンプレート

英語で招待状を書く際に、気をつけるべきポイントや参考になりそうな例文やテンプレートについてまとめてみました。

英文で送る以上、米国や英国、オーストラリア、ニュージーランド等といった英語圏以外、非英語圏の方々に対しても、基本的には同じ形式の招待状でも支障はないか思います。ただし、ビジネスにおいてはどのような場合についても当てはまりますが、招待する相手国の宗教や慣習についての知識は必須です。

グローバルな環境が加速化するにつれ、以前はごく限られた人しかこうした招待状を送ることもなかったのですが、海外企業との取引の増加、日本企業の現地法人や合弁企業の設立、海外進出に伴い、招待する方としても、その機会は飛躍的に増加しています。

招待状の形式

内容としては、冒頭に何のパーティか記載し、あなたを招待したいという文言をいれ、日時と会場、参加の可否についての返事をくださいとの一文を入れれば完成です。

末尾にあるRSVPやR.S.V.Pはフランス語のrepondez s'il vous plaitの略で、「ご返事お願いします」の意味で招待状ではよく使われる表現です。

実務的な内容、ビジネスにより直結するような内容や会議に近いような内容であれば、何についてのものか、より具体的に書くほうがよいでしょう。会議そのものに召集したい場合は、会議通知の連絡のほうがよいかと思います。

また、紛らわしいようであれば、夫婦同伴での参加のものかどうかも明記しておくとよいでしょう。

招待状の宛名の書き方

英文での招待状ではMr.やMs.、Mrs.、Dr.など以外には省略形は使わないのが基本です。稀にMr. M. Saitoのようにファーストネームを省略することもありますが、ある程度フォーマルなシーンやビジネスにおけるパーティの招待状であれば、省略形は使わずに書くほうが無難です。相手が、日頃から省略形を使っており、フルネームの表記が不明な場合はいたし方ありませんが。

招待状で出欠を確認する場合

日本語の招待状でも、返信用のはがき等を用いて「ご出席・ご欠席」と出欠の確認をとるものは珍しくありませんが、英文でも同様で、参加いただけるかどうか、また人数について返信をいただけるよう、期日とともに記載しておくのがよいでしょう。前述のとおり、返信くださいという場合は、RSVPという表現を米国圏・英国圏では使いますが、非英語圏では通じない場合もあるため、より直接的に、「We appreciate if you could repsond us your attendance by next week.」(来週までにお返事いただければ幸いです)などの言葉を入れておくのもよいかもしれません。

招待状にドレスコードについて書いておく

ビジネスの会合の招待であれば、その概要から通常のスーツで問題ないとわかりますが、ビジネスに関したパーティであっても、カジュアルなホームパーティ的なものなのか、正装が必要なものなのかは俄かにわかりにくいため、招待状に書いておくのが親切でしょう。

国や業種によっても少し書き方が異なりますが、招待状に書いてあるドレスコードの意味としては、以下のようなものとなります。

招待状に使われるドレスコードの表現と程度
White tie もっともフォーマルなウェアを着用してください。男性は白のネクタイ、ウィングカラー、テイルコート(燕尾服)、女性はフォーマルガウンを着用。
Black tieもしくはFormal 上記よりは一段階緩やかなドレスコードですが、男性はタキシード、ボウタイを着用(通常のダークスーツではNGとされますが、主催者に確認が必要です)。女性はカクテルドレスやロングイブニングドレスを着用。
Semiformal 男性は通常のスーツ、スポーツジャケット、女性はドレス、などを着用(パンツも可)。ただし、セミフォーマルの文言がある場合は、ジーンズやTシャツ、カーゴパンツなどの普段着に近いようなカジュアルウェアはNGです。

メール以外で送る場合

昨今は、海外とのやり取りの多くはメールでなされるため、メールでの招待状も多いですが、紙ベースで送りたいという場合には、「招待状」に相応しいカードを選びましょう。展示会のレセプションなどの招待であれば、ビジネスレターのフォーマットを踏襲すれば問題ありませんが、何らかのパーティとなるのであれば、カードやよりフォーマルな形式を持つレターにして送りたいものです。

英文での招待状のサンプル

ABC Corporation
request the pleasure of your company
at a dinner-dance
on Saturday, twenty-second of March, 2014
at seven o'clock

R.S.V.P

Black tie

当社ABCコーポレーションは貴社をディナー(ダンスパーティ)にご招待いたします。
2014年3月22日(土)、午後7時より:
ご出欠のお返事を頂きたくお願い申し上げます。

フォーマルウェアでお越しください。

Dear Mr. Richard Reymond Wilhelm,

We are having a Lunch reception on Friday, February 5th, from 11:30 a.m. to 3:00 p.m. This is to deepen exhanges between automobile parts supplier with their families. /p>

We would like to invite you to this reception. Please feel free to invite your family and friends.

リチャード・レイモンド・ヴィルヘルム様

2月5日(金)午前11時半から午後3時まで、自動車部品サプライヤー同士、家族をまじえたパーティを開催します。

ご家族、ご友人もお誘いあわせの上、ご参加ください。

Dear Mr. Chris Wang,

We are happy to announce that we are approaching the 10th anniversary of our Romania factory.
This would not have been possible without the strong support and ongoing partronage of all customers and government officials.
To express our appreciation and to celebrate this date, we coordially invite you to be our honored guest.

Details

Date and time:
March 15th, 2014 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m.
Location:
XXX-XXX
Ceremony will be formal reception.

We ask you to R.S.V.P by e-mail or Fax this sheet. Kindly respond on or before February 15th.

accepts / declines
Number of persons______

Session coordinator:
If you have any questions, please feel free to contact.
Saito Ichiro
phone:000-00000
e-mail:

クリス・ワン様

このたび、弊社のルーマニア工場が設立10周年を迎えることとなりました。
これもひとえに、お客様、政府ご関係者のご支援のおかげによるものです。
感謝の意を表し、本祝賀会にぜひともご参加いただきたくお願い申し上げます。


日時:
場所:
フォーマルな式典となります。
お手数おかけしますが、2月5日までにメールか本FAXにてご出欠をご連絡いただきたくお願い申し上げます。
ご参加・ご欠席
ご参加人数___

担当(コーディネーター):
ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。
斉藤 一郎
電話:
e-mail:

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