英語で不在通知をつくる

2013年3月17日更新
英語で不在通知

最近ではビジネスメールも即返信があるものと考えられていることが多く、業種や分野によってはメールが着てから数十分で返信が必要といったこともあります。このようにすばやい対応と返信を期待されている場合、何らかの事情で自分のメールがチェックできないと致命的です。

多くのメールソフトには不在通知の設定がついており、同じメールソフト同士だけで使えるものや、メールサーバーそのものに設定してもらうことで、設定した期間中にメールを受信すると、送信者に自動でメッセージを返信することも簡単にできます。

不在通知を作る場合は、相手がどのようなPC環境でメールを送ってきてもきちんと不在通知が自動返信されるということを確認して使う必要があります。

これをクリアした上で不在通知に盛り込むべき内容は、いつからいつまで不在なのか、メールはまったく見られないのか、バックアップは誰かいるのか、緊急に連絡したい場合はどうすればよいのか、といった内容になります。

Thank you for your recent email. I am currently out of the office until Thursday, January 19th and will have limited access to my emails. If this is an emergency please contact the Security Officer at 000-000-0000. If not, I will respond to your email upon my return.
メールをありがとうございます。1月19日、木曜日まで不在にしており、メールへのアクセスに制限があります。緊急の件であれば、セキュリティ担当まで連絡ください。もしお急ぎでないならば、戻り次第メールで回答いたします。
Currently I am out of the office and cannot see any e-mail until Jan 5th. If you need assistance for〜 please contact to 〜
不在にしており1月5日までメールを見ることができません。〜についてサポートが必要な場合、〜まで連絡願います。
Currently I am on the business trip until Feb 15 and might have difficulty in connecting to my e-mail account. If you need to contact me urgently, please contact to Mr. Suzuki (email address or phone).
出張で2月15日まで会社を不在にしており、メールを見られるかどうか分かりません。私へ緊急の連絡がある場合は、鈴木さんまでお願いします。

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