部署を英語で書く場合の順番について

2014年4月21日更新
部署を英語で書く場合の順番

名刺や英文レター、メール等で自分の所属する組織の全文を書くような場合、部を先に書くべきか、課や係を先にすべきか迷いどころです。また自分の役職についても部署の前にすべきか、後にすべきか、いずれかを選ぶ必要があります。

一般的には、部署名を表記する場合、より細かい組織から記載していくことが多いです。まずは自分の名前、役職、係、課、部、会社名の順です。

ただし、メールやレターなどを見ると、あまり長い部署名を係のレベルから部や事業部のレベルまで細かく記載している人はむしろ少ないかもしれません。自分が何をしており、何を担当しているのか分かる範囲の表記にとどめているパターンが圧倒的に多いです。頻繁にやり取りしている相手ならば、名前だけという場合もあれば、名前と社名だけという場合も結構多いです。

日本の会社では、部署の表記が非常に長くなるケースも多いため、すべて書くべきかどうかよく考える必要があります。部門と担当部署、役職程度でよいという考えもあれば、相手にも自社の組織構造を理解してもらう必要があるというのであれば、すべて記載していくのも一つの方法です。

ビジネスパートナーに対して、自社の詳細な組織図を提示することは稀だといえます。また、日本の組織ならば組織変更も頻繁にあると考えるなら、自社の組織構造がわからないと理解ができないような組織表記は避けるべきなのかもしれません。

ただし、レターやメールの住所やあて先を頼りに、相手が荷物等を送ることを考えると、大きな組織などの場合、正式な表記を上から下まで書かないと届かないということも考えられますので、この場合は留意が必要です。筆者も、日ごろよくやり取りしている相手に対し、部署名を書き忘れてレターを郵送してしまったことがあり、そのレターは宛先不明で日本まで返ってきてしまいました。また宛先不明の状態で社内をたらいまわしにされた挙句、廃棄されてしまうという可能性もあるため、部門名、部署名はせめて書き添える必要があると思います。

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